Hướng dẫn sử dụng ZAVI để họp trực tuyến/ học trực tuyến

Zavi là ứng dụng do Zalo Group xây dựng và phát triển. Ứng dụng này sẽ cho phép bạn tạo các cuộc họp trực tuyến cực kỳ dễ dàng nhưng lại có tính bảo mật cao.

Cá nhân mình thấy Zavi có rất nhiều lợi ích nhưng mình có thể liệt kê ra một số lợi ích tiêu biểu như sau:

• Là một ứng dụng đa nền tảng, nó có thể chạy trên hầu hết các hệ điều hành phổ biến như Windows, MacOS, iOS và Android.
• Vấn đề bảo mật được Zalo Group hết sức quan tâm. Để có thể tham gia cuộc họp, một trong những điều kiện tiên quyết là phải có mật khẩu.
• Giúp tối đa 100 người tham gia cuộc họp cùng lúc.
• Chất lượng hình ảnh và âm thanh đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng…

Trong khuôn khổ bài viết này, tôi chỉ hướng dẫn các bạn bằng ứng dụng Zavi. Chỉ nền tảng Windows. Phần còn lại của các nền tảng bạn làm điều tương tự.

#đầu tiên. Cần chuẩn bị những gì?

+ Bước 1: Tải xuống trình cài đặt ứng dụng Zavi tại đây (dành cho máy tính Windows).

NHẬN XÉT: Liên kết tải xuống Zavi cho Android / Liên kết tải xuống cho iOS

+ Bước 2: Cài đặt ứng dụng Zavi bằng cách nhấp đúp vào tệp ZaviSetup-xxx.exe. Quá trình cài đặt sẽ diễn ra hoàn toàn tự động và rất nhanh chóng.

+ Bước 3: Đăng nhập vào Zavi bằng tài khoản Zalo là bạn đã chuẩn bị xong. Sau khi đăng nhập thành công, chúng ta sẽ nhận được giao diện như hình bên dưới.

# 2. Các bước tạo cuộc họp với Zavi

+ Bước 1: ChọnTạo cuộc họp

+ Bước 2: Bây giờ hãy điền vào một số thông tin cơ bản cho cuộc họp như Chủ đề và Mật khẩu (mật khẩu mà các thành viên phải có để tham gia cuộc họp).

Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh các tùy chọn khác như sau:

1. Yêu cầu đăng nhập để tham gia cuộc họp.
2. Tắt tiếng micrô của thành viên khi bạn bước vào cuộc họp lần đầu tiên.
3. Tắt camera của thành viên khi bạn lần đầu tiên vào cuộc họp.

+ Bước 3: Chọn Tạo cuộc họp

Đến đây bạn đã tạo thành công cuộc họp và một hộp thoại có giao diện như bên dưới sẽ hiện ra. Hộp thoại cung cấp cho chúng tôi thông tin về cuộc họp, chẳng hạn như:

1. Chủ đề..
2. Người tổ chức.
3. Liên kết để tham dự.
4. Mã cuộc họp.
5. Mật khẩu chấm công.

trong đó Mật khẩu tham dự là thông tin quan trọng nhất. Nếu không có thông tin này, các thành viên còn lại sẽ không thể tham gia cuộc họp.

Chọn Sao chép thông tin để sao chép và chia sẻ thông tin này với các thành viên khác, hoặc chọn Mời người tham dự để mời các thành viên trực tiếp.

+ Bước 4: Bước này được dành cho các thành viên khác của cuộc họp. Có 2 cách để các thành viên tham gia cuộc họp:

Phương pháp 1: Áp dụng khi bạn có Link tham dự và Mật khẩu tham dự (thường là do người tạo cuộc họp mời bạn trực tiếp bằng cách sử dụng tính năng Mời người tham dự).

Phương pháp 2: Áp dụng khi bạn có Mã cuộc họp và Mật khẩu tham dự. Các bước cụ thể như sau:

+ Bạn sẽ chọn Dự cuộc họp

+ Nhập khẩu Mã cuộc họp và Mật khẩu (2 thông tin này do người tạo cuộc họp cung cấp) => sau đó chọn Tham dự

Ở giai đoạn này, tất cả các bước cho tạo một cuộc họp trực tuyến đã hoàn thành. Công việc bạn cần làm duy nhất là đợi cho đến khi các thành viên có mặt đầy đủ thì cuộc họp mới có thể chính thức bắt đầu.

# 3. Chức năng cơ bản trong khi cuộc họp đang diễn ra

Trong khi cuộc họp đang diễn ra – tùy thuộc vào sự cho phép của bạn (người tạo cuộc họp hoặc người tham gia), bạn có thể sử dụng các tính năng như chia sẻ màn hình, nhắn tin, tắt tiếng / bật tiếng micrô và máy ảnh, phát biểu, tham khảo danh sách thành viên,…

Để biết thêm chi tiết về các tính năng này, vui lòng xem bên dưới:

• Chia sẻ màn hình máy tính với các thành viên cuộc họp. Khi kích hoạt chức năng này, máy ảnh sẽ tự động tắt và ngược lại.
• Nhắn tin văn bản.
• Bật hoặc tắt máy ảnh.
• Bật hoặc tắt micrô.
• Giơ tay để hỏi ý kiến.
• Xem sách thành viên.
• Xem thêm các tính năng.

Các tính năng khác ở đây cụ thể là:

• Chuyển sang chế độ xem lưới: Chế độ này phù hợp khi cuộc họp mang tính chất thảo luận. Người tạo cuộc họp và các thành viên còn lại có vai trò và vị trí ngang nhau.
• Thiết lập thiết bị: Các tùy chọn micrô và máy ảnh được sử dụng cho cuộc họp (khi máy tính của bạn được kết nối với một số micrô và máy ảnh)…

#4. Các tính năng dành riêng cho người sáng tạo cuộc họp (trong khi cuộc họp đang diễn ra)

• Khóa họp khi tính năng này được kích hoạt, các thành viên không tham dự cuộc họp không thể tham dự được nữa. Nếu họ có thông tin cuộc họp, chẳng hạn như Tham gia liên kết, mã cuộc họp, mật khẩu tham gia
• Tắt tiếng tất cả các thành viên.
• Ngăn người tham gia chiếu màn hình…

# 5. Kết thúc cuộc họp

Để kết thúc một cuộc họp trực tuyến được tạo với Zavi sau đó, trước tiên, vui lòng chọn biểu tượng

. Tiếp đó hãy chọn:

• Rời khỏi cuộc họp: Hiện tại cuộc họp vẫn tiếp tục diễn ra với những người còn có mặt.
• Kết thúc cuộc họp: Sau đó, cuộc họp sẽ kết thúc với tất cả các thành viên (chỉ dành cho người sáng tạo cuộc họp).

# 6. Phần kết

Vâng, vậy là xong, mình vừa hướng dẫn chi tiết cho các bạn cách tạo cuộc họp trực tuyến với Zavi. Nói chung là rất đơn giản và dễ dàng phải không các bạn.

Trước khi dừng viết, tôi muốn có đôi lời với các bạn (trước và trong cuộc họp):

• Bạn cần kết nối internet ổn định. Tốc độ có thể hơi thấp nhưng phải ổn định.
• Chất lượng micrô và camera tương đối tốt.
• Hãy chú ý đến trang phục của bạn và không gian phía sau nếu bạn đang tham gia một cuộc họp quan trọng (thu dọn một số “đồ nhạy cảm” ngay trước ống kính).
• Ngay khi bạn nghỉ giải lao hoặc vì một lý do khác mà bạn phải tạm rời cuộc họp, hãy nhớ tắt micrô và máy ảnh. Trên thực tế, đã có không ít trường hợp dở khóc dở cười vì sự cố này.

Trên đây là một số lưu ý nhanh chóng để góp phần tạo nên một cuộc họp trực tuyến thành công như kế hoạch. Xin chào tạm biệt và hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo!

CTV: Nhựt Nguyễn – Blogchiasekinthuc.com