Hướng dẫn cách sử dụng OneDrive toàn tập (từ A đến Z)

#đầu tiên. Onedrive là gì?

OneDrive là dịch vụ cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu trực tuyến trên nền tảng đám mây với mức độ bảo mật cực cao, được phát triển bởi tập đoàn Microsoft.

OneDrive cho phép người dùng đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị như máy tính, laptop, smartphone … và có thể truy cập ở bất kỳ đâu miễn là thiết bị của bạn có kết nối internet.

Theo mặc định, khi đăng ký sử dụng OneDrive, người dùng sẽ được cấp 5GB dung lượng lưu trữ miễn phí để lưu trữ các tập tin, hình ảnh, video … trên đám mây của Microsoft.

Ngoài 5 GB dung lượng mặc định, Microsoft còn cung cấp nhiều gói lưu trữ với dung lượng lớn hơn dành cho các cá nhân, tổ chức có nhu cầu lưu trữ cao. Giá gói hosting có thể tham khảo tại đây.

# 2. Làm thế nào để đăng ký, kết nối với OneDrive?

Để có thể sử dụng các tiện ích của Onedrive, người dùng có thể vào trang https://onedrive.live.com và đăng ký theo các bước sau. Chọn ngôn ngữ bạn muốn hiển thị.

Chọn Đăng ký miễn phí nếu bạn không có tài khoản hoặc Đăng nhập nếu bạn đã có tài khoản Microsoft.

Tại đây, Microsoft cung cấp cho bạn 3 cách để bạn lựa chọn khi tạo tài khoản. Bạn có thể chọn cách:

Nhập địa chỉ email hiện có, sử dụng số điện thoại (Sử dụng số điện thoại thay thế) hoặc tạo tài khoản email mới (Lấy địa chỉ email mới, sử dụng tên miền @ outlook.com hoặc @hotmail.com). Sau khi chọn cách tạo tài khoản => nhấn Next Tiếp tục.

Hoặc xem một số hình ảnh dưới đây:

Nhập mật khẩu của bạn => Bấm Next Tiếp tục.

Nhập họ và tên của bạn tại First name và Last name => Bấm Next Tiếp tục.

Nhập quốc gia, ngày sinh của bạn => sau đó nhấn Next Tiếp tục.

Nhập mã captcha => Bấm Next.

Lúc này, Microsoft sẽ hỏi bạn có muốn lưu thông tin để đăng nhập lần sau hay không. Chọn Yes Ở đâu No Tiếp tục.

Lúc này, giao diện Onedrive được hiển thị, bạn đã có thể sử dụng các tiện ích do Microsoft cung cấp trong OneDrive với 5 GB dung lượng miễn phí.

# 3. Trình bày về giao diện Onedrive

1. Menu hiển thị các dịch vụ được cung cấp trong OneDrive, bao gồm Word, Excel, Powerpoint, v.v.
2. Thanh điều hướng, bao gồm: My files (tập tin của bạn), Recent (mở gần đây), Photos (thư mục hình ảnh), Shared (dữ liệu bạn đã chia sẻ), Recycle bin (thùng rác, nơi các tệp và thư mục đã bị xóa).
3. Thanh tìm kiếm tệp.
4. Hiển thị không gian cho các tệp và thư mục đã được lưu trữ.
5. Thanh công cụ bao gồm cài đặt tài khoản, cài đặt ngoại lai.

#4. Hướng dẫn tải lên, tạo thư mục và tệp trên OneDrive

4.1. Cách tải lên, tải xuống, xóa tệp và thư mục trên OneDrive

Trong vùng hiển thị, hãy chọn Tải lên Tệp hoặc thư mục:

Bạn chọn tệp hoặc thư mục tương ứng mà bạn muốn tải về => sau đó bấm vào Upload.

Và đây là thành quả sau khi thử tải về, quá đơn giản phải không

Tiếp theo là cách tải tệp và thư mục lên. Rất đơn giản, bạn chỉ cần click chuột phải vào file hoặc thư mục muốn tải về => lúc này thanh công cụ sẽ hiển thị như sau => bạn chọn Download đúng.

Bạn có thể chọn các tính năng tương ứng khác có sẵn từ menu ngữ cảnh như:

• Tải về (tải xuống thư mục zip if)
• Xóa (xóa), Di chuyển Tới (di chuyển đến một vị trí khác)
• Sao chép (sao chép sang một vị trí khác)
• Đổi tên (đổi tên tập tin)
• Tạo anbom từ một thư mục (tạo 1 album từ thư mục)
• Để tích hợp (tạo mã nhúng để chèn vào trang web của bạn)
• Thông tin chi tiết (chi tiết các tệp, thư mục)

=> Cách sử dụng cụ thể từng chức năng mình sẽ hướng dẫn ở bài viết khác.

4.2. Tạo tệp và thư mục trên OneDrive

Để tạo tệp tin trên OneDrive chúng ta sẽ có 2 cách, cách thứ nhất là TẢI tệp tin, thư mục. Cách thứ hai là tạo trực tiếp trên OneDrive. Mình sẽ hướng dẫn bạn làm cách thứ 2 như sau:

Tại giao diện chính, bạn chọn New => chọn định dạng tệp bạn muốn tạo. Chúng ta sẽ có các tùy chọn như trong hình ảnh bên dưới.

• Thư mục: Tạo một thư mục chứa các tập tin.
• Tài liệu văn bản (tạo tệp soạn thảo văn bản)
• Sổ làm việc Excel (tạo bảng tính)
• thuyết trình Powerpoint (tạo trình chiếu)
• Sổ ghi chép OneNote (tạo ghi chú)
• Khảo sát biểu mẫu (tạo biểu mẫu)
• Tài liệu văn bản thuần túy (tạo tệp ở định dạng .txt)

=> Bấm vào loại tệp cần tạo, ví dụ bạn chọn Word documentOneDrive bây giờ sẽ mở ứng dụng trực tuyến Word như sau:

Bạn có thể sửa đổi hoặc đóng lại vì tệp đã được khởi tạo trong phần quản lý. Các kết quả:

Ngoài ra, khi nhấp chuột phải vào tệp, thanh công cụ sẽ hiển thị như sau:

Tại đây OneDrive giúp bạn mở tệp bằng ứng dụng trực tuyến hoặc ngoại tuyến, tải xuống hoặc xóa, sao chép, di chuyển tệp đến vị trí khác như thư mục.

# 5. Xóa hoặc khôi phục tệp trên OneDrive

Như đã đề cập ở trên, OneDrive giúp bạn xóa bất kỳ tệp hoặc thư mục nào khi bạn không sử dụng nữa.

Vị trí của tệp hoặc thư mục đã xóa sẽ được lưu trữ trong Thùng rác. Trên màn hình, bạn chọn Recycle bin trong thanh công cụ bên trái, giao diện Recycle bin sẽ được hiển thị như sau:

Như bạn đã thấy, Thùng rác sẽ hiển thị các tệp và thư mục đã bị xóa.

Để xóa vĩnh viễn một số tệp hoặc thư mục nhất định, hãy nhấp chuột phải vào vị trí cần xóa và chọn Delete hoặc nhấn Restore Để khôi phục các tệp đã xóa, vị trí khôi phục sẽ là vị trí của tệp hoặc thư mục trước khi nó bị xóa.

Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn Empty recycle bin để dọn sạch thùng rác hoặc nhấn Restore all items để lấy tất cả dữ liệu.

Sau 30 ngày, các tệp hoặc thư mục trong Thùng rác sẽ tự động bị xóa vĩnh viễn và không thể khôi phục được.

# 6. Cách chia sẻ tệp trên OneDrive

OneDrive giúp bạn chia sẻ tệp và thư mục với người khác để bạn có thể chia sẻ dữ liệu đó. Để chia sẻ một tệp hoặc thư mục trên OneDrive, chúng ta có thể thực hiện như sau.

Thực hiện: Nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục cần chia sẻ => sau đó chọn Share cùng một hình ảnh:

OneDrive giúp bạn chỉ định quyền truy cập vào các tệp hoặc thư mục được chia sẻ. Bạn có nhiều tùy chọn để lựa chọn.

Trong phần Anyone with the link can editbạn có thể nhấp để biết thêm về các quyền.

• Bất cứ ai có liên kết: Cho phép bất kỳ ai có liên kết truy cập
• Những người cụ thể: Chỉ những người được chọn mới được phép truy cập
• Cho phép chỉnh sửa: Cho phép chỉnh sửa.
• Đặt ngày hết hạn: Chọn ngày hết hạn, nếu bạn chọn tùy chọn này, sau một thời gian nhất định OneDrive sẽ tự động hủy kích hoạt liên kết.
• Đặt mật khẩu: Đặt mật khẩu để truy cập tệp hoặc thư mục.

=> Sau khi cấu hình, bạn chọn Copy link để hiển thị liên kết truy cập.

Theo mặc định, OneDrive sẽ tự động sao chép liên kết truy cập hoặc bạn có thể bấm vào Sao chép để kết thúc chia sẻ và bây giờ bạn có thể gửi cho bạn bè hoặc chia sẻ với cộng đồng tùy theo mục đích của mình.

#seven. Phần kết

Vậy là xong, mình hướng dẫn xong cho các bạn rồi cách sử dụng OneDrive Về cơ bản, trong phần tiếp theo, tôi sẽ đi sâu vào từng ứng dụng có sẵn trên OneDrive, cùng với các cài đặt cơ bản khác có sẵn trong OneDrive. Hãy để mắt đến nó.

Đọc các bài viết khác liên quan đến OneDrive:

• Tăng dung lượng lưu trữ trên máy tính của bạn với OneDriver
• Cách đồng bộ Google Drive với OneDrive và nhiều dịch vụ khác
• Cách sử dụng tính năng Tệp theo yêu cầu của OneDrive trên Windows 10

Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích cho những bạn đã làm quen với dịch vụ lưu trữ OneDrive. Chúc may mắn !

Kênh TV: Nguyễn Hồng Khanh – Blogchiasekinthuc.com